Datensatzliste
Die Datensätze sind in der Datenpräsentation zeilenweise angeordnet.
In den Datensätzen kann neben der Navigation mit der Maus auch mit den Pfeiltasten der Tastatur gearbeitet werden:
Spalten auswählen
Mit linker Maustaste auswählen oder mit den rechts/links-Pfeiltasten der Tastatur.
Zeile auswählen
Mit linker Maustaste auswählen oder mit den oben/unten-Pfeiltasten der Tastatur.
Mehrere Zeilen auswählen
A) Einzelne Zeilen mit STRG + linke Maustaste an- und abwählen.
B) Die erste gewünschte Zeile mit der linken Maustaste angeklicken, anschließend die Shift-Taste gedrückt halten und die letzte gewünschte Zeile angeklicken.
Shift + Pfeiltasten (auf bzw. ab) selektiert zusammenhängende Zeilen.
Kontextmenü
In der Datensatzliste können Funktionen und Ansichten per Rechtsklick über das Kontextmenü des entsprechenden Datensatzes aufgerufen werden. Diese können sich von Liste zu Liste unterscheiden.
Kontextmenü-Inhalte mit einem grünen Pfeil verweisen auf eine untere Ebene der Datenpräsentation.
Datensätze sortieren
Über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift oder direkt über die Spaltenüberschrift kann auf- oder absteigend sortiert werden. Die Sortierrichtung wird jeweils über den Pfeil angzeigt.
Über Sortierung entfernen kann für jede Spalte die Sortierung aufgehoben werden.
Mehrfach-Sortierung
Eine Mehrfach-Sortierung ist mit gedrückter SHIFT-Taste und gleichzeitiges Klicken auf die Spaltenüberschrift möglich. Die Anzahl der Spalten, nach denen sortiert werden kann, ist nicht beschränkt.
Datensätze gruppieren
Um die Datenpräsentation noch übersichtlicher zu gestalten, können Datensätze über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift gruppiert werden.
Nach dieser Spalte gruppieren
Es wird nach der ausgewählten Spalte gruppiert, ohne das Gruppierfeld einzublenden.
Gruppierfeld anzeigen
Das Gruppierfeld wird eingeblendet. Die gewünschte(n) Spalte(n) können nun per Drag & Drop in das Gruppierfeld gezogen werden.
Gruppierfeld ausblenden
Blendet das Gruppierfeld aus; die Gruppierung bleibt aber aktiv.
Mehrfach-Gruppierung
Die Anzahl der Spalten, nach denen gruppiert werden kann, ist nicht beschränkt. Die Reihenfolge der Gruppierung kann beliebig geändert werden, indem Gruppierspalten vor oder nach eine anderen Gruppierspalte im Gruppierfeld positioniert werden.
Mit Rechtsklick in das Gruppierfeld öffnet sich das entsprechende Kontextmenü. Hierüber können folgende Funktionen ausgewählt werden:
Alle Gruppen erweitern
Öffnet alle Gruppierungen.
Alle Gruppen reduzieren
Schließt alle Gruppierungen.
Gruppierung zurücksetzen
Löst die Gruppierung auf und positioniert die Gruppierspalten zurück in die Spaltenüberschrift.
Gruppierfeld ausblenden
Blendet das Gruppierfeld aus; die Gruppierung bleibt aber aktiv.
Gruppierungen können auch gefiltert und sortiert werden, zudem ist für jede Gruppierung die Summenzeile verfügbar.
Datensätze filtern
Im Aufgaben-Center gibt es verschiedene Möglichkeiten die Datensätze zu filtern. Bereits beim Öffnen der Datenpräsentation kann der Vorfilter verwenden werden. Bei geöffneter Datenpräsentation können Datensätze zusätzlich über die Spaltenüberschriften oder über den Instant-Filter gefiltert werden. Die gefilterte Datenpräsentation kann als Favorit mit entsprechendem Filter abgespeichert werden.
Vorfilter
Der Vorfilter erscheint beim Öffnen einer Datenpräsentation.
Für eine komplette Liste wird nichts eingetragen, sondern mit OK bestätigt. Um nicht die gesamte Datenmenge in eine Liste zu laden, kann die Datenmenge über den Vorfilter auf ein erforderliches Maß reduziert werden. Durch die Eingabe von Parametern (z.B. Zeiträume mit von/bis-Angabe) werden nur relevante Datensätze geladen und in der Liste dargestellt.
Der Vorfilter kann nachträglich über 
in der Symbolleiste aufgerufen werden.
Spaltenfilter: Standard
Der Standard-Spaltenfilter kann über die Spaltenüberschrift angewählt werden. Nach der Auswahl werden die Datensätze in der Liste entsprechend gefiltert. Die Filter können auch über mehrere Spalten kombiniert angewendet werden.
(Alle)
Zeigt alle Datensätze an.
(Angepasst)
Hierüber kann der Filter manuell bearbeitet werden. Es kann ein weiterer Vergleichsoperator, eine Verknüpfung (und/oder) ausgewählt und die Bedingungen hinterlegt werden.
(Leer)
Es werden alle Datensätze angezeigt, die in dieser Spalte keinen Wert enthalten.
(nicht Leer)
Es werden alle Datensätze angezeigt, die in dieser Spalte Werte enthalten.
Werteliste (bspw.: 0,00)
Es werden alle Datensätze angezeigt, die in dieser Spalte die gleichen Werte enthalten.
Spaltenfilter: Mehrfachauswahl
Über die Mehrfachauswahl kann nach mehreren Werten gleichzeitig gefiltert werden. Die Mehrfachauswahl beim Spaltenfilter muss je Spalte über die Aufgaben-Center Konfiguration aktiviert werden.
Spaltenfilter: Datum
Im Spaltenfilter für Datum sind jetzt voreingestellte Filterkriterien auswählbar und miteinander kombinierbar. Zudem kann über das Kalender-Control entsprechende Zeiträume mit gedrückter Maustauste selektiert werden.
Weitere Filteroptionen
Der bestehende Filter wird am unteren Ende der Datensatzliste angezeigt.
Löscht den Filter.
De-/aktiviert den Filter.
Öffnet Filter bearbeiten, um den Filter weiter anzupassen.
Filter bearbeiten
Der Filter kann über das Kontextmenü oder über angepasst werden.
Verknüpfungstyp auswählen
Mit einem Klick auf und kann aus der Liste eine Verknüpfung ausgewählt werden.
In diesem Beispiel wurde zuvor der Filter mit Alles leeren gelöscht und die Verknüpfung oder ausgewählt, zudem wurden zwei Gruppen hinzugefügt.
Spalte auswählen
Mit Klick auf den jeweiligen Spaltenname kann zwischen allen Spalten ausgewählt.
Vergleichsoperator auswählen
Es kann zwischen verschiedenen Vergleichsoperatoren ausgewählt werden.
Wert hinterlegen
Der gewünschte Wert kann frei hinterlegt werden.
Bedingung einfügen
Das +-Symbol neben der Verknüpfung fügt eine Bedingung hinzu.
Bedingung entfernen
Das x-Symbol neben der Verknüpfung löscht die vorhandene Bedingung.
Instant-Filter
Die Suchbegriffe für den Instant-Filter sind über die obere Leiste einzugeben, dabei werden die Suchergebnisse gelb markiert. Über 
oder ESC-Taste kann der Instant-Filter aufgehoben werden.
Tipp
Eingaben über den Instant-Filter können auch als Favorit abgespeichert werden.
Die einfachste Form der Filterung ist das Filtern nach einzelnen Werten. Bei Werten mit einem Leerzeichen wird der gesuchte Begriff in Anführungszeichen gesetzt. Ohne das Verwenden von Anführungszeichen werden die Werte als einzelne Suchbegriffe behandelt, so wie der logische OR-Operator.
Wenn nach einem Begriff in einer bestimmten Spalten gefiltert werden soll, so ist folgendes einzugeben:
Spaltenname:Suchbegriff
Anstatt den kompletten Spaltennamen einzugeben, ist es auch möglich die ersten Zeichen des Spaltennamens einzugeben. Hierbei wird dann in der ersten Spalte nach dem Suchbegriff gefiltert, die den Anfangszeichen entspricht.
Soll nach mehreren Suchbegriffe gleichzeitig gefiltert werden, so verwendet man hierfür das +-Zeichen zwischen den Suchbegriffen. Das + fungiert hier als AND-Operator. Sollen Werte von der Filterung ausgenommen werden, so ist hier das --Zeichen zu verwenden.
Beispiele
v0001
Filtert in jeder Spalte nach dem Begriff "v0001".
v0001 daimler
Filtert in jeder Spalte nach den Begriffen "v0001" und "daimler".
"neukunde mai"
Filtert in jeder Spalte nach "neukunde mai".
stehleuchte +"arber gmbh"
Filtert in jeder Spalte nach beiden Begriffen.
stehleuchte +weiß -arber
Filtert in jeder Spalte nach beiden Begriffen "stehleuchte" und "weiß", ignoriert aber Suchergebnisse mit "arber".
stehleuchte weiß -arber
Filtert in jeder Spalte nach "stehleuchte" oder "weiß", ignoriert aber Suchergebnisse mit "arber".
matchc:arber +artikelbesch:"stehleuchte weiß"
Filtert Spalten, die mit "matchc" beginnen, nach dem Suchbegriff "arber" und zusätzlich Spalten, die mit "artikelbesch" beginnen, nach den Begriffen "stehleuchte weiß".
stehleuchte -matchc:arber
Das Filterergebnis liefert alle Spalten mit dem Suchbegriff "stehleuchte", ausgenommen die Spalte beginnend mit "matchc" und dem Wert "arber".
Summenzeile
Mit der Summenzeile können je Spalte Werte nach mathematischen Funktionen (Summe, Minimum, Maximum, Anzahl und Durchschnitt) automatisch berechnet werden. Die mathematischen Funktionen sind über das Kontextmenü der Summenzeile auszuwählen.
Info
Bei Gruppierungen wird die Summenzeile für jede Gruppe angezeigt.
Die individuell angepasste Ansicht Ihrer Datensatzliste kann über 
in der Symbolleiste oder über F6-Taste ausgedruckt werden. Vorhandene Gruppierungen, Sortierungen, Filtereinstellungen und Summenzeilen werden an die Druckvorschau übergeben. In der Druckvorschau können weitere Berichtseinstellungen getätigt werden.
Öffnen
Öffnen ein Dokument (.prnx-Dateiformat)
Speichern
Speichert das Dokument (.prnx-Dateiformat)
Drucken
Wählt einen Drucker, Anzahl der Kopien und andere Druckeinstellungen aus.
Einstellungen
Öffnet die Berichtseinstellungen.
Tipp
Wird die Einstellungen-Schaltfläche nicht angezeigt, so sind die Berichtseinstellungen für den Anwender administratorseitig gesperrt.
Skalierung
Vergrößert oder verkleinert das Dokument prozentual zur aktuellen Größe.
Seitenränder
Auswahl der Randgröße.
Ausrichtung
Wechsel zwischen Hochformat und Querformat.
Größe
Auswahl der Papiergröße.
Erste Seite
Navigiert zur ersten Seite.
Vorherige Seite
Navigiert zur vorherigen Seite.
Nächste Seite
Navigiert zur nächsten Seite.
Letzte Seite
Navigiert zur letzten Seite.
Zeigt den Mauszeiger an.
Ermöglicht das Runter- und Hochscrollen mit dem Mauszeiger.
Vergrößert das Dokument an gewünschter Stelle. Bei erneutem Klick wird das Dokument wieder verkleinert.
Mehrere Seiten
Zeigt gleichzeitig mehrere Seiten in der Druckvorschau an.
Zoom verkleinern
Verkleinert das Dokument.
Zoom
Ändern der Vergrößerungsstufe für dieses Dokument.
Zoom vergrößern
Vergrößert das Dokument.
Berichtseinstellungen
Die Berichtseinstellungen unterteilen sich in Seiteneigenschaften, Wasserzeichen (Einbinden von Grafiken), Kopf- und Fußzeile, Ausgabe formatieren.
Seiteneigenschaften
Berichtsname
Im Standard wird der Name der Datenpräsentation als Berichtsname mit ausgedruckt. Hierüber kann dieser überschrieben werden.
Farbwechsel der Zeilen drucken
Beim Ausdruck ist die Hintergrundfarbe jeder zweiten Zeile grau.
Alle Gruppen geöffnet drucken
Werden Datensätze gruppiert dargestellt, so werden alle Gruppen geöffnet ausgedruckt.
Pro Gruppe eine Seite drucken
Druckt jede Gruppe separat auf einer eigenen Seite aus.
Wasserzeichen
Im Register Wasserzeichen kann bspw. das Firmenlogo hinterlegt werden.
Bezeichnung
Auswahl von Wasserzeichen-Texten.
Transparenz
Gibt den Grad der Transparenz an.
Seitenauswahl
Hier wird festgelegt auf welchen Seiten das Wasserzeichen angzeigt werden soll.
Grafikpfad
Hier wird ein Dateipfad zu einer Grafik-Datei hinterlegt. Die Grafik ist pfadabhängig und ist nicht in der Struktur eingebunden, somit wird diese auch nicht ex- bzw. importiert.
Grafik laden / Grafik löschen
Hierüber wird eine Grafik in die Struktur eingebunden (embedded). Die Grafik befindet sich in der Struktur und kann mit ex- bzw. importiert werden. Über Grafik löschen kann diese wieder entfernt werden.
Kopf- und Fußzeile
Über die Bereiche Kopf- bzw. Fußzeile können individuelle Texte hinterlegt werden. Zudem können aus der rechten Auswahl Variablen per Drag & Drop in die jeweiligen Bereiche gezogen werden.
Ausgabe formatieren
Hierüber wird festgelegt welche Bereiche des Ausdrucks mit ausgedruckt werden sollen. Die Bereiche können individuell mit Hilfe von Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Schriftschnitt (Fett und Kursiv) formatiert werden.
Export
Die individuell angepasste Ansicht Ihrer Datensatzliste kann über in der Symbolleiste oder über F6-Taste exportiert werden. Vorhandene Gruppierungen, Sortierungen, Filtereinstellungen und Summenzeilen werden an die Druckvorschau übergeben.
Exportiert das Dokument in verschiedene Formate und sichert es in einer Datei.
Exportiert das Dokument in verschiedene Formate und sendet es als Anhang einer E-Mail.
Formate
Sie haben die Möglichkeit das Dokument in verschiedene Formate umzuwandeln.
PDF Datei
Das Dokument kann mit einem PDF-Reader geöffnet werden, bspw. Adobe Reader.
RTF Datei
Das Dokument kann mit einem Textverarbeitungsprogramm geöffnet werden, bspw. Microsoft Word.
Excel Datei
Das Dokument kann mit einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden, bspw. Microsoft Excel.
CSV Datei
Die Daten werden kommagetrennt in eine .csv-Datei abgespeichert
Text Datei
Das Dokument kann mit einem Text-Editor geöffnet werden.
Bild Datei
Das Dokument wird im Bildformat abgespeichert, bspw. BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF, EMF, WMF.